Огромный поток «бумажной работы». Эта проблема появилась в 2019 году у всех региональных операторов по обращению с твердыми коммунальными отходами.
ЭкоСтройРесурс — крупная компания со сложной организационной структурой. Её представительства открыты в 10 городских округах и 11-и муниципальных образованиях. Компания обслуживает более трех миллионов потребителей. Сложно представить весь тот объем времени и бумаги, которые уходили бы на регистрацию, оформление документов и ответы на обращения.
ЭкоСтройРесурс пошел по принципу внедрения системы ESG.
— Environmental — ответственное отношение к окружающей среде
— Social – социальная ответственность
— Governance — высокое качество корпоративного управления.
Одной из важных составляющих такой политики стало введение электронного документооборота на платформе программы DirectumRX. Внедрение системы проходило в два этапа.
2019 год посвятили автоматизации делопроизводства. Через DirectumRX запустили все входящие и исходящие документы. Это обращения жителей области, надзорных ведомств и госструктур, СМИ и других организаций. Программа позволила вести регистрацию и учет каждого запроса и давать на них ответы в регламентированные законами сроки.
2020-й — год внедрения внутреннего электронного документооборота. Его буквально пришлось создавать с нуля. Программа DirectumRX – лишь оболочка, а внутреннее содержание — уникальный продукт ЭкоСтройРесурса. Совместными усилиями сотрудники компании продумали и оцифровали 90 внутренних бизнес-процессов. Это разработка согласования и подписания приказов, актов, договоров, служебных записок и т.д. Прописаны и сроки работы с ними. Специалисту достаточно зайти в программу, выбрать нужный шаблон документа, заполнить его и запустить в работу. К тому же все внутренние документы подписываются простой электронной подписью. Отпала необходимость их распечатывать. Сейчас в системе настроено больше 150 видов документов, которые позволяют отделам компании оперативно работать с входящими, исходящими и внутренними документами.
В 2021 году ЭкоСтройРесурс принял участие в конкурсе компании Directum. Регоператор представил свой проект по ведению электронного документооборота «Порядок и никаких отходов. Эффективное внедрение Directum». По результатам голосования ЭкоСтройРесурс стал лауреатом конкурса в номинации «Старт года». В 2022 году Directum разместил проект регоператора на своем сайте в качестве примера для других компаний.
Переход на электронный документооборот позволил:
— отказаться от сотни килограммов бумаги и сберечь десятки деревьев
— эффективнее использовать рабочее время (документы буквально за несколько секунд поступают в работу специалистов)
— ускорить сроки обработки обращений потребителей, надзорных ведомств, госструктур и других организаций (в среднем ежемесячно месяц в адрес компании поступает около 10 тысяч документов через электронную почту, ЦОНы и сайт ecostr.ru)
— обеспечить контроль за качеством работы сотрудников (система позволяет отследить срок исполнения каждой задачи)
Главным же преимуществом сотрудники ЭкоСтройРесурса считают возможность дорабатывать программу самостоятельно, без привлечения сторонних специалистов.
