Каждый месяц региональный оператор по обращению с ТКО принимает около 10 тысяч входящих обращений. Чтобы сократить время их регистрации и обработки, ЭкоСтройРесурс взял курс на цифровизацию. Сначала были автоматизированы все процессы по обработке входящих и исходящих документов. На втором этапе были оцифрованы внутренние документы и бизнес-процессы.
На днях региональный оператор принял участие в онлайн конференции «Синергия цифровых решений». Это ежегодное мероприятие от компании DirectumRX, в котором участвуют предприятия, стремящиеся улучшить рабочий процесс за счет внедрения цифровых решений. Эксперты, которым удалось достигнуть успеха в этом вопросе, делятся своим опытом. На этот раз среди спикеров были такие компании, как Мон’дэлис Русь, PepsiCo, Джонсон и Джонсон, Red Wind. В числе экспертов был представлен и ЭкоСтройРесурс . Компания отразила стратегию своего развития в докладе на тему «Порядок в процессах – zero wast в ЭкоСтройРесурс» (в пер. «ноль отходов»).
«В этом году в онлайн конференции приняли участие около 2000 компаний со всех регионов России и ближнего зарубежья. Мы поделились своим опытом внедрения электронного документооборота с помощью системы DirectumRX. Рассказали участникам, как нам удалось сделать это самостоятельно без привлечения сторонних организаций. С какими трудностями мы столкнулись и какие пути решения при этом нашли», — рассказала руководитель Аппарата ООО ЭкоСтройРесурс Светлана Кулиева.
Как цифровизация помогла улучшить рабочие процессы внутри компании ЭкоСтройРесурс?
- Моментальный запуск в работу входящих писем
Офисы обслуживания населения регоператора расположены по всей территории Самарской области. Обращения, поступающие от жителей и организаций через эти офисы, регистрируются в системе электронного документооборота буквально за несколько минут и сразу направляются в работу. Раньше, чтобы доставить в центральный офис документы из отдаленных районов региона, требовалось несколько дней.
- Сокращение бумажного документооборота на 70%
Большинство входящих обращений требует рассмотрения сразу несколькими управлениями. До автоматизации процессов каждое входящее письмо приходилось неоднократно копировать и передавать в работу специалистам вручную. Теперь все управления работают с электронными версиями документов. Система контроля над сроками выполнения задач стала абсолютно прозрачной — проверить этап подготовки ответов можно в любой момент.
- Появилась возможность работать дистанционно
Благодаря использованию электронной системы документооборота регоператор продолжил оперативно отрабатывать поступающие обращения и в период пандемии. Компания в 2020 году перевела часть сотрудников на удаленную работу без потери эффективности в рабочих процессах.
Планы на будущее
В планах компании автоматизировать все процессы, не охваченные автоматизацией. В ближайшей перспективе — внедрение интеллектуальных решений по регистрации электронных обращений без участия человека, электронного архива и цифровой трансформации HR – процессов.
