ЭДО позволяет сократить расходы и спасти природу

02.09.2022

Можно работать по старинке и направлять документы контрагентам в бумажном виде, но это затраты на бумагу, принтеры, краску для печати, конверты, работу службы доставки. Гораздо удобней, экологичней и в 20 раз дешевле – перейти на электронный документооборот (ЭДО). Как это сделать, рассказываем в статье.

 
Почему ЭДО – это выгодно

Самое очевидное преимущество электронного документооборота – экономия. Разберем в качестве примера ситуацию: регоператор и потребитель обмениваются универсальным передаточным документом (УПД) на услугу «Обращение с ТКО».

«УПД, ежемесячно направляемый регоператором каждому юрлицу, занимает одну страницу, – поясняет Николай Горланов, руководитель отдела биллинга ООО «ЭкоСтройРесурс». – Стоимость печати одного листа А4 – примерно 4 рубля. Документы необходимо подготовить в двух экземплярах – один из них потребитель возвращает с подписью. Каждый документ упаковывается в конверт и отправляется заказным письмом через Почту России – это еще порядка 70 рублей. То есть обмен одним документом обойдется примерно в 150 рублей (распечатка, отправка потребителю и от него регоператору)».

В электронном документообороте платит отправитель: в описанной ситуации это ЭкоСтройРесурс, которому отправка одного цифрового файла будет стоить не более 8 рублей. Потребитель же коммунальной услуги получит документ бесплатно. Более того, если юрлицо уже сдает отчетность в налоговую или другие госорганы с помощью электронной подписи, то на подключении к ЭДО тоже можно будет сэкономить. Имеющуюся электронную подпись предприниматель и организация могут использовать и для приема электронных документов от регоператора.

Еще один плюс ЭДО – это то, что цифровые документы можно найти, получить или отправить практически мгновенно, при этом данные надежно защищены от несанкционированного доступа. Электронные «бумаги» не теряются и являются оригиналами, их не нужно печатать и отправлять обратно подписанными, их принимает ФНС России при сдаче отчетности. А еще при подключении к ЭДО нет необходимости хранить большой бумажный архив.

Что такое электронный бухгалтерский документ

Это файл, который создается в специальном формате, определенном Федеральной налоговой службой РФ. Например, в ЭкоСтройРесурсе файлы создаются с помощью модуля для программы «1С: Бухгалтерия».

Чтобы контрагент или государственный орган точно знали, кто именно подписал электронный документ, придумали электронную подпись, которая создается в момент подписания документа.

«Если проводить аналогию с реальным миром – это похоже на отпечаток пальца, который как «печать» наложен на набор единиц и нулей, из которых состоит любой электронной документ. При «распаковке» электронного письма или документа эта «печать» сверяется с образцом, который мог оставить только ее владелец», – комментирует Николай Горланов.

Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что это не поддельный документ, отправленный шутником или злоумышленником. Если поменять что-то в документе и сохранить – подпись будет недействительной.

Согласно законодательству, документы с электронной квалифицированной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги.

Как перевести компанию на электронный документооборот

Нужно выполнить три действия:

  1. Выпустить электронный ключ

Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. С помощью онлайн-карт можно найти ближайший центр, зайти в его карточку и перейти на сайт организации – здесь можно уточнить стоимость и порядок выпуска электронного ключа.

Ключ записывается на специальный носитель – токен (внешне похож на «флешку»), его стоимость составляет от 1 000 рублей. Токен можно купить в удостоверяющем центре, специализированном интернет-магазине, или у оператора ЭДО.

Получить ключ без посещения удостоверяющего центра не получится – там проверяют паспорт и полномочия руководителя, сотрудника или индивидуального предпринимателя.

Обратите внимание, что каждый год необходимо обновлять сертификат электронной подписи (по факту генерировать новую электронную подпись). За этим нужно следить, и вовремя заказывать перевыпуск у удостоверяющего центра.

С 2022 года электронную подпись можно получить бесплатно в налоговой инспекции . Для этого необходимо предоставить пакет документов и носитель ключевой информации (токен). Носитель должен быть сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ России. На текущий момент ФНС не требует предоставления сертификата соответствия на токен, налоговая сама проверят – соответствует ли носитель требованиям или нет.

 

  1. Установить специальную программу

Это средство криптозащиты информации. Программа прикрепляет электронную подпись (если документ исходящий) или проверят электронную корректность подписи (если документ входящий).

Можно выбрать платную программу (например, «Криптопро») или бесплатную (например, «Випнет»). Цены и условия использования устанавливают разработчики этих программ: стоимость начинается от 1000 рублей, ежегодная оплата сертификата электронной подписи – еще около 1000 рублей.

В настоящее время ФНС России проводит эксперимент по бесплатному предоставлению программного обеспечения для работы с электронной подписью. Чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо получить электронную подпись в налоговом органе. Программы криптозащиты доступны для скачивания на сайте ФНС 

 

  1. Подключить документооборот

Доступ к обмену электронными документами между разными организациями предоставляют специальные организации, которые называют операторами ЭДО.

«Это чем-то похоже на разные мобильные компании: один абонент звонит другому внутри «родной» сети, или абоненту, подключенному к другому оператору (роуминг), – поясняет Николай Горланов. – Таких сервисов в России несколько десятков. Каждый может выбрать для доступа в мир электронных документов одного или нескольких операторов. Обычно ориентируются на то, как быстро работает техподдержка, есть ли дополнительные функции и т.д.».

Личный кабинет пользователя для работы в ЭДО похож на электронную почту с дополнительными возможностями: можно работать через обычный браузер, внутри есть папки с исходящими и входящими документами, встроенный поиск, документы можно редактировать или просматривать полученные. Но удобство – не главное. Операторы ЭДО позволяют защищать каналы связи, шифровать документы, следят за безопасностью передачи документов.

На текущий момент у ЭкоСтройРесурса подписаны договоры с двумя операторами – компанией «Тензор» (документооборот «Сбис») и СКБ «Контур» (документооборот «Диадок»). Потребителям услуги «Обращение с ТКО» для получения электронных документов даже не надо заключать договор с операторами. Достаточно просто зарегистрироваться и загрузить ранее созданный сертификат электронной подписи.